江财国际院字[2006]1号
关于印发《江西财经大学国际学院公文处理办法》的通知
院属各单位：
为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，院务会讨论通过《江西财经大学国际学院公文处理办法》，现予印发,请认真遵照执行。
特此通知
附：江西财经大学国际学院公文处理办法
国际学院
二〇〇六年二月二十日
江西财经大学国际学院公文处理办法
第一章 总则
第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中共江西省委办公厅关于印发〈江西省党的机关公文处理细则〉的通知》（赣办发[2000]21号）、《江西省人民政府关于发布〈江西省国家行政机关公文处理办法〉的通知》（赣府发[2000]42号）以及《江西财经大学公文处理办法 》，结合我院实际，制定本办法。
第二条 公文是实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达学院制度、精神，布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法行政和进行公务的工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 院领导应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对学院公文处理工作的领导、检查和督促。
第六条 学院办公室是公文处理的管理机构，具体负责学院公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 学院公文种类主要有：
（一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
（二）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知 转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示 适用于向上级机关请求、批准。
（七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十）规定 用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）工作要点 用于通报一定时期的主要工作任务。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送（抄报）机关、印发机关、印发日期和印发数等部分组成。
（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。江西财经大学国际学院的标识简称为“江财国际”。国际学院行政和党总支委员会公文文头统一为“江西财经大学国际学院文件”。会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成。
国际学院发文字设院字、党字、办字、教字、团字、学字。
（二）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号位置，上行文的发文字号位于发文机关标识与横线之间偏下位置左侧排列，其他公文的发文字号位于发文机关标识与横线之间偏下位置居中排列。
（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名，标在公文首页文头与横线之间右侧。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位置位于横线下方居中排列。
（五）主送机关指文件的主要受理机关。主送机关一般置于标题之下、正文之上，左端顶格排列。不便于在公文首页列出主送机关的公文，主送机关可置于公文主题词之下，抄送（抄报）机关之上。主送机关应当用全称或规范化简称、统称。
（六）公文如有附件，应当在正文之下，成文时间之上注明附件的顺序和名称。被批转（转发、印发）的公文，不属附件。附件在首页均应另起一页排印。附件应同主件装订在一起。
（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。用印位置在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。
（八）成文日期一般以机关负责人签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等以通过日期为准。党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字写全年、月、日。行政机关公文成文日期用汉字写全年、月、日。
（九）公文如有其他需要说明的事项可用附注。附注居左空文字加圆括号标识在成文时间下一行。
（十）公文应当标注主题词。主题词置于抄送（抄报）机关之上，成文附注之下。
（十一）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十二）公文印发机关置于抄送（抄报）机关之下（无抄送、抄报机关的置于主题词之下），印发日期以公文附印日期批准，置于印发机关右侧，印发份数置于印发日期之下。
（十三）公文从左至右横写、横排。
（十四）公文的发文机关标识用小于10号小标宋体，具体字号以醒目美观为原则酌定，标题用2号小标宋体，秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词3字用3号黑体，批语、签发人（会签人）姓名用3号楷体，主题词词目用3号小标宋体，签发人（会签人）3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送（抄报）机关以及印发（翻印）机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体。
第九条 公文用纸幅面规格一般采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第十条 学院行政、党总支委员会公文版头的主要形式及适用范围：
（一）《江西财经大学国际学院文件》用于学院各类公文（会议纪要除外）。
（二）《江西财经大学国际学院会议纪要》用于记载学院各类会议精神和议定事项。
（三）《江西财经大学国际学院办公室文件》用于根据授权，传达学院行政的批示，答复院属单位的请示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当明确有必要，注重效用控制数量，力求简短。
第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄报形式。
第五章 收文办理
第十三条 收文办理指收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十四条 承办科室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回学院办公室并说明理由。
第十五条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批圈阅为同意；设有具体批示事项的，圈阅表示已阅知。
第十六条 送校领导批示或者交有关人员办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第六章 发文办理
第十七条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急文件，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十九条 公文送院领导签发前，学院办公室应进行审核。审核的重点是，是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十条 以学院党总支名义制发的上行文由学院党总支书记或者主持工作的党总支副书记签发；以学院行政名义制定的上行文，由院长或者主持工作的副院长签发。特别重要的上行文必须学院党政主要领导会签。以学院党总支名义制发的下行文或平行文，由学院党总支书记或党总支书记授权的副书记签发；以学院行政名义制发的下行文或平行文，由院长或院长授权的副院长签发。
第二十一条 公文正式印制前，学院办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。
第七章 公文归档
第二十二条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时将公文正本、原稿、附件及有关材料整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案馆移交。
第二十四条 拟制、修订和签批公文，一般使用钢笔、毛笔、专用签字笔，书写工整，不得使用铅笔、圆珠笔。拟制的公文应按存档的要求用行文稿纸书写，不得使用色带打印机打印。
第八章 公文管理
第二十五条 学院公文由学院办公室统一收发、登记、编号、缮印、用印、归档和销毁。
第二十六条 公文复印件作为公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式公文妥善保管。
第二十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十八条 不具备归档或存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。
第九章 附则
第二十九条 本办法自二〇〇六年一月一日起执行。